この記事をご覧頂いている方は、現在事業の拠点を探されている方だと思われます。
賃貸事務所やマンション、レンタルオフィスなど様々な選択肢がありますが、具体的にレンタルオフィスの契約の仕方をご存知の方は意外と少ないのではないでしょうか？
当社はまだレンタルオフィスが今ほど無かった2000年に名古屋で運営を開始しました。
開業当初ほどではありませんが、今でもお問い合わせ頂く方から
「レンタルオフィスはどうやって契約するの？」
という質問を受ける事がございます。
賃貸事務所やマンションと違って、どんなプロセスを踏むのか不安に思い、選択肢から外してしまう方もいらっしゃるようです。
しかし、レンタルオフィスという選択肢は、賃貸事務所やマンションと比較すると、あらゆる面でコストを下げる事が可能なのです。
開業当初、少しでも出費を抑えたい方ほど是非おすすめしたいのがレンタルオフィス。
というわけで今回は、レンタルオフィスの探し方から入居までの全プロセスを詳しく解説していきます。
レンタルオフィス契約までの流れ
ざっと流れを先に説明していきます。
- 気になるオフィスに直接問い合わせ
- 内覧予約
- 内覧と契約条件の確認
- 必要書類を揃えて申し込み
- 入会審査
- 契約書取り交わし
- 契約金のお支払
- 引っ越し
では一つずつ詳しく紐解いていきましょう。
1.気になるオフィスに直接問い合わせ
ネットの賃貸情報サイトなどに掲載されている場合もあれば、直接HPを見て問い合わせる場合もあります。
ほとんどの方が、HPを見て直接メールや電話で問い合わせを頂いておりますね。
不動産の仲介業者を挟まない事で、その報酬を入居者が負担する必要がないというのも、契約時の費用も抑えられる一つの要因です。
お問い合わせでは、収容人数や入居開始予定日などを聞かれます。
2.内覧予約
問い合わせで空室情報を確認し、内覧の予約を事前に交わします。
当社の場合ですと、空いていれば当日からでも対応しております。
3.内覧と契約条件の確認
直接お部屋を内覧し、全体の様子などを確認して頂きます。
その際に、必要な初期費用や利用条件も全てご説明致します。
そしてお客様自身も、希望条件をここでしっかり伝えておく事は大切なポイントです。
それにより、翌月から告知予定だったキャンペーンなどの、裏情報が教えてもらえる事もあります。
同じ名古屋市内で実際にあった話ですが、前入居者が退去したままの状態で使うのであれば、保証金を０にするといった例もありました。
「少しでも安く抑えたい」
「料金以上に求めるサービスがある」
など、ご要望は企業様により非常に様々ですから、それをお伺いできれば、よりご要望に沿ったご案内もしやすくなります。
4.必要書類を揃えて申し込み
入居希望の意思が決まりましたら、必要書類を揃え、申込み書を記入捺印してご提出頂きます。
必要な書類はどのレンタルオフィスでも大体同じです。
法人と個人の契約で少し内容が変わりますので、こちらを参考にしてください。
法人契約の場合
- 会社概要書
- 会社登記謄本
- 印鑑証明書
- 代表者or保証人の住民票
- 代表者or保証人の印鑑証明書
- 代表者or保証人の顔つき身分証明書
個人契約の場合
- 住民票
- 印鑑証明書
- 事業内容書
- 第三者保証人の住民票
- 第三者保証人の印鑑証明書
- 第三者保証人の顔つき身分証明書
職務経歴書が必要だったり、住民票が不要など少し差はありますが、おおよそどこでも同じです。
住民票や印鑑証明・登記謄本などは、基本的には定められた期限内に発行されたものです。
また、最終的には会社名義で借りたくても、まだ住所が無い為に登記できない人もいらっしゃると思います。
そういった方の場合は、個人で契約した後に、会社の登記をして、法人契約に切り替える事が可能です。
テナント様の中には、登記登録の仕方がわからない方もいらっしゃいます。
当社ではそういった不慣れな手続きに関しても、ご質問いただければ可能な限りお答えしております。
5.入会審査
書類が揃いましたら入会審査を行います。
基準はそれぞれのレンタルオフィスが独自で設けております。
稀に審査が無いオフィスもございますが、ある程度の空間や機器をシェアするのがレンタルオフィス。
全く入会審査がないと、オフィス内のモラルが保たれない事例もあるようです。
ご入居後に快適に過ごして頂く為にも、審査は大切と考えております。
6.契約書取り交わし
審査が通りましたら、正式な契約書を取り交わします。
こちらは郵送でのやり取りや、直接来ていただくなどの方法がございます。
当社の場合ですと、遠方の本社様とのやり取りになる事もございますので、個々の状況で柔軟に対応致します。
7.契約金のお支払
契約が完了したら、初期費用をお支払いただいます。
レンタルオフィスの場合、保証金と家賃1〜2ヶ月分を先払いする事がほとんどです。
賃貸事務所のように、仲介手数料や敷金礼金は発生いたしません。
8.引っ越し
入金の確認が取れましたら、賃料が発生している契約開始日に鍵をお渡しさせて頂きます。
その日から引っ越し可能です。
オフィス家具等は一式揃っていますが、ご自身で必要なものがあれば搬入いただけます。
事務所にはご不在でも、電話応対や受付等のサービスは契約開始日からご利用可能です。
引っ越しで必要なお荷物なども、オフィスの住所にお届けいただければ受付が対応致します。
事前にお話いただければ、受付でお預かりしておいたり、個室の鍵を開けて搬入しておくなど、柔軟な対応も可能です。
いかがでしたでしょうか？
以上がレンタルオフィスの入居までのプロセスです。
レンタルオフィスの契約はとにかくコストが抑えられる
ここまでのお話にもあった通り、レンタルオフィスであれば契約時の初期費用だけでなく、家具の購入資金なども必要ありません。
また、直接契約頂く事で、仲介料がかからないのです。
豊富なサービスを受けながら、出費を半分以下に抑える事も不可能ではありません。
レンタルオフィスを探されている方は多くの方が起業されたばかり。
当社にご入居頂いているテナント様も、そういった点がスタート時に非常に助かったとおっしゃる方は沢山いらっしゃいました。
具体的に賃貸事務所と比較した際のコスト削減に関してまとめた記事もございます。
レンタルオフィスについて更に詳しく知りたい方は、是非こちらの記事も参考にしていただければ幸いです。
→実は賃貸事務所よりずっと安い！レンタルオフィス有効活用で経費削減
